Ключевые моменты договора об аренде офиса

Как показывает практика, многие владельцы бизнеса предпочитают арендовать помещения или офисы, чем покупать или строить новые объекты. В момент, когда подходящая площадь найдена, а все условия с собственником согласованы, остается последний шаг - оформить документы по аренде. На этом этапе главной задачей предпринимателя является правильное и грамотное составление всей документации. Это особенно актуально для представителей малого бизнеса, в котором затраты на аренду офиса составляют основную часть расходов. Зачастую, отсутствие опыта в заключении подобных договоров становится причиной того, что аренда заключается на невыгодных для бизнесменов условиях. В этой статье специалисты портала недвижимости Allpn.ru расскажут о том, на какие детали необходимо обратить внимание при составлении договора аренды.

Итак, первоочередной задачей бизнесмена является проверка следующих моментов:

1. Права собственности на помещение

2. Целевое назначение использования помещения

3. Не находится ли помещение в аренде или в залоге у третьих лиц, или под арестом

4. Имеется ли у собственника разрешение на ввод помещения в эксплуатацию после строительства или реконструкции.

Конечно, самостоятельная проверка всех вышеизложенных пунктов может занять достаточно много времени, однако, на сегодняшний день существует множество агентств, которые предоставляют услуги по проверке помещений. Следует помнить о том, что потратив время или деньги на проверку сегодня, можно избежать существенных финансовых потерь в будущем.

Вторым немаловажным моментом, который необходимо фиксировать в договоре, является срок аренды. Важно помнить о том, что если срок аренды превышает один год, то договор необходимо регистрировать в Едином государственном реестре прав, что в свою очередь влечет за собой новые финансовые и временные затраты. Однако, существует несколько способов обойти необходимость регистрации. Во-первых, заключить договор на срок до одного года. Как только срок договора подходит к концу бизнесмен и собственник заключают новый договор и ни одна структура не сможет выдвинуть никаких обвинений. Вместе с тем, специалисты портала недвижимости Allpn.ru предупреждают о том, что по истечению срока договора арендодатель будет иметь полное право не заключать новый договор, например, в том случае, если он найдет более выгодного клиента. Во-вторых, заключить договор на неопределенный срок. Данный вариант также избавляет от необходимости регистрации, но в то же время арендодатель имеет право на расторжение договора по собственному желанию известив об этом бизнесмена в срок, оговоренный в договоре. В-третьих, заключить договор «до события». Иными словами, стороны договора определяют, что договор будет действовать до наступления какого-либо события, к примеру, до проведения реконструкции помещения. В данном случае важным нюансом является необходимость точного указания того, с наступлением какого события срок договора будет исчерпан.

Третий момент - это арендная плата, которая является одним из важнейших условий договора и размер которой необходимо указывать в обязательном порядке, поскольку в противном случае сделка считается не действительной. Специалисты портала недвижимости Allpn.ru напоминают о том, что бесплатное пользование чужим имуществом не предусматривается в договоре аренды, поскольку для подобных сделок существует другой тип договоров - о безвозмездном пользовании. Способ арендной платы определяет арендодатель на свое усмотрение. Это может быть погашение арендной платы в счет ремонта, оплата за пользование услугами арендатора, фиксированная сумма и тому подобное. Арендодатель может менять условия и механизм выплаты арендной платы не чаще раза в год, а арендатор имеет право на снижение стоимости аренды, к примеру, если состояние помещения или имущества ухудшилось. Также, при заключении договора необходимо указывать условия оплаты коммунальных платежей. Как правило, арендодатели именно на этом этапе пытаются навязать бизнесменам различные дополнительные платежи. Для того, чтобы избежать неприятных сюрпризов, все нюансы необходимо оговорить заранее и тщательно зафиксировать в договоре.

Третий этап, который также не стоит упускать из внимания,- ремонт и реконструкция арендуемого помещения. Так, любые улучшения могут проводиться арендатором только после согласования с арендодателем. В договоре же следует указать, кто из сторон обязуется осуществить ремонт и кто его оплачивает. К примеру, если ремонт согласился провести арендатор, то все затраты (в рамках оговоренной суммы) стоит включить в счет арендной платы. Специалисты портала недвижимости Allpn.ru предупреждают о том, что проведение капитального ремонта по умолчанию является обязанностью арендодателя, а вот поддержание арендуемого помещения в нормальном состоянии (с учетом износа) - это обязанность арендатора.

Отдельно стоит сказать несколько слов и о порядке оформления договора. Так, помимо того, что все ключевые (и не очень) условия аренды обязательно должны быть четко зафиксированы в договоре, без каких-либо устных договоренностей. Сам договор должен заключаться в письменном виде как минимум в двух экземплярах. Помимо договора при передаче помещения необходимо оформить акт приема-передачи по форме ОС-1. В данном акте фиксируется все, что принимается в аренду вместе с помещением: перечень оборудования, мебели, счетчики и тому подобное. В момент возврата необходимо отдельно оформить акт выбытия по форме ОС-4.